PENGUMUMAN TENDER TERBUKA
OPEN TENDER ANNOUNCEMENT

PT Pertamina (Persero) bermaksud untuk mengadakan Tender Terbuka untuk pekerjaan:
Pengadaan ISBL Package Palm Oil Hydrotreating Demo Plant

PT Pertamina (Persero) intend to hold Open Tender for:
Procurement of ISBL Package Palm Oil Hydrotreating Demo Plant

BAB I : INFORMASI DAN TATA WAKTU PENDAFTARAN DAN PENILAIAN KUALIFIKASI/ CHAPTER I INFORMATION AND SCHEDULE OF REGISTRATION AND QUALIFICATION ASSESSMENT

BAB II : PERSYARATAN DAN DOKUMEN KUALIFIKASI UMUM/ CHAPTER II REQUIREMENTS AND GENERAL QUALIFICATION DOCUMENTS

Persyaratan dan Dokumen Penilaian Kualifikasi Umum yang wajib disampaikan oleh Calon Peserta Pemilihan adalah sebagai berikut:
Requirements and General Qualification Assessment Documents that must be submitted by Bidder Candidates are as follows:

Tabel 1 Dokumen Penilaian Kualifikasi Umum yang wajib disampaikan |
Table 1. General Qualification Assessment Documents that must be submitted

Khusus untuk Penyedia Barang/Jasa Asing, seluruh dokumen hukum yang diterbitkan oleh pemerintah di negara tempat dokumen tersebut diterbitkan harus dilegalisasi oleh Kementerian Kehakiman dan/atau Kementerian Luar Negeri Negara dimaksud dan perwakilan Republik Indonesia di negara tersebut. Apabila Dokumen tersebut tidak dalam Bahasa Inggris maka wajib dilengkapi dengan terjemahan dari penerjemah tersumpah. Dokumen persyaratan Registrasi bagi Perusahaan Asing, antara lain:
Specifically for Foreign Goods/Services Providers, all legal documents issued by the government in the country where the documents are issued must be legalized by the Ministry of Justice and/or the State Ministry of Foreign Affairs and representatives of the Republic of Indonesia in the country. If the document is not in English, it must be accompanied by a translation from a sworn translator. Documents required for Registration for Foreign Company, among others:

Tabel 2. Dokumen persyaratan Registrasi bagi Perusahaan Asing
Table 2. Documents required for Registration for Foreign Company

Remarks:

1. All non-English documents must be accompanied by English translation (by a sworn translator).
2. All documents are still valid.
3. Hardcopy of Application Letter, Statement Letter, and Letter of Undertaking is sent to Registration Committee.
4. Company choose maximum three subfields.
5. Certified companies will be announced via email and Surat Keterangan Teregistrasi (SKT) can be printed by Supplier without Registration Committee signature.
6. Registration Committee has the right to request original document for verification purpose, if needed.
   

BAB III : PERSYARATAN DAN DOKUMEN KUALIFIKASI KHUSUS/ CHAPTER III REQUIREMENTS AND SPECIFIC QUALIFICATION DOCUMENTS

Persyaratan dan Dokumen Penilaian Kualifikasi Khusus yang wajib disampaikan oleh Calon Peserta Pemilihan adalah sebagai berikut:
Requirements and Specific Qualification Assessment Documents that must be submitted by Bidder Candidates are as follows:

BAB IV :KETENTUAN UMUM PENILAIAN KUALIFIKASI/ CHAPTER IV GENERAL PROVISIONS OF QUALIFICATION ASSESSMENT

1. DEFINISI/ DEFINITION

Dalam Dokumen Penilaian Kualifikasi ini dipergunakan pengertian, istilah dan singkatan sebagai berikut/ In this Qualification Assessment Document the following definitions, terms and abbreviations are used:

1. Barang adalah setiap benda dalam berbagai bentuk dan uraian, baik berwujud maupun tidak berwujud, baik bergerak maupun tidak bergerak, dapat dihabiskan maupun tidak dapat dihabiskan, yang meliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Fungsi Peminta Pengadaan (FPP).
   Goods refer to any object in various forms and descriptions, both tangible and intangible, movable or immovable, consumable or non-consumable, including raw materials, semi-finished materials, finished goods/equipment that can be traded, worn, used or utilized by the Procurement Requester Function (FPP).
2. Jasa adalah layanan yang berbentuk Pekerjaan atau prestasi yang disediakan secara profesional oleh Penyedia Jasa.
   Services are services in the form of Work or achievement provided professionally by the Service Provider.
3. Konsorsium adalah gabungan dari dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa, dalam rangka mencapai tujuan tertentu dan dalam batas waktu tertentu dengan menyatukan sumber daya yang dimiliki Para Pihak yang bergabung, dimana masing-masing Pemimpin dan Anggota Konsorsium tetap berdiri sendiri-sendiri.
   Consortium is a combination of two or more Goods/Service Providers, in order to achieve certain goals and within a certain time limit by uniting the resources owned by the joined Parties, where each Leader and Member of the Consortium remain independent.
4. Kontrak adalah Perjanjian pelaksanaan penyediaan Barang/Jasa antara Pertamina dengan Pelaksana Kontrak yang dituangkan dalam kesepakatan tertulis dan bersifat mengikat.
   Contract is an Agreement for the implementation of the provision of Goods/Services between Pertamina and the Contractor set forth in a written agreement and is binding.
5. Kontrak Multi Winner adalah kontrak dengan lebih dari satu Pelaksana Kontrak pada waktu bersamaan untuk penyediaan Barang/Jasa yang sama atau sejenis dalam jangka waktu tertentu.
   Multi Winner Contract is a contract with more than one Contractors at the same time for the provision of the same or similar Goods/Services within a certain period of time.
6. Pelaksana Kontrak adalah Penyedia Barang/Jasa yang telah ditunjuk oleh Pertamina sebagai Pelaksana Pekerjaan dan telah menandatangani Kontrak untuk melaksanakan kewajibannya sebagaimana diatur dalam Kontrak.
   Contract Executor is a Goods/Service Provider who has been appointed by Pertamina as a Work Executor and has signed a Contract to carry out its obligations as stipulated in the Contract.
7. Pemimpin Konsorsium (Leadfirm) adalah Perusahaan yang ditunjuk oleh Anggota Konsorsium untuk mewakili Konsorsium dengan tugas dan tanggung jawab sebagaimana tertuang dalam Perjanjian Kerja Sama Konsorsium.
   The Consortium Leader (Leadfirm) is a Company appointed by the Consortium Members to represent the Consortium with the duties and responsibilities as stated in the Consortium Cooperation Agreement.
8. Pertamina adalah PT Pertamina (Persero)
   Pertamina is PT Pertamina (Persero).
9. Peserta Pemilihan adalah Calon Peserta Pemilihan yang telah dinyatakan lulus penilaian kualifikasi umum dan kualifikasi khusus (apabila dipersyaratkan) oleh Fungsi Procurement (Pengadaan)/Tim Tender/Pokja Pengadaan.
   Bidder is a Bidder Candidate who has been declared passing the assessment of general qualifications and special qualifications (if required) by the Procurement Function/Bid Team/Procurement Working Group.
10. Pimpinan Penyedia adalah Direksi yang namanya tercantum dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar atau pihak penerima kuasa dari Direksi yang namanya tercantum dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar, atau Kepala Cabang Penyedia Barang/Jasa yang diangkat oleh kantor pusat, atau pejabat yang menurut perjanjian kerjasama (association agreement) adalah yang berhak mewakili kerjasama (pejabat dari Penyedia Barang/Jasa Utama/ Lead Firm) dalam rangka mengikuti proses Pemilihan Penyedia.
    Provider Leader is the Board of Directors whose names are specified in the Memorandum of Association (Deed of Establishment) /Articles of Association or the party receiving the power of attorney from the Board of Directors whose name(s) is/are listed in the Memorandum of Association /Articles of Association, or the Head of the Branch of the Provider of Goods/Services appointed by the head office, or the official who according to the cooperation agreement (association agreement) is the one entitled to represent the cooperation (officials from the Main Goods/Service Provider/ Lead Firm) in line with participating in the Provider Selection process.
11. Preferensi Harga adalah nilai penyesuaian atau normalisasi harga terhadap harga penawaran komersial pada kegiatan pengadaan Barang /Jasa.
    Price Preference is the value of price adjustment or normalization of commercial quoted price in the procurement of Goods/Services.
12. Sanksi adalah Pemberian tindakan berupa pemberian poin sanksi atau pengelompokan ke dalam golongan tertentu berdasarkan jenis pelanggaran yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa terkait pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
    Sanctions are the Imposition of actions in the form of giving sanction points or grouping into any certain groups based on the type of infringement committed by the Goods/Service Provider related to the Procurement of Goods/Services.
13. Sistem Aplikasi Procurement Pertamina, untuk selanjutnya disebut SAPP adalah Sistem Aplikasi ERP dan/atau non-ERP yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan Pemilihan Penyedia.
    Pertamina Procurement Application System, hereinafter referred to as SAPP, is an ERP and/or non-ERP Application System used to support the implementation of Provider Selection.
14. SMART GEP adalah SAPP non-ERP yang digunakan dalam proses Pemilihan Penyedia yang merupakan aplikasi berbasis web.
    SMART GEP is a non-ERP SAPP used in the Provider Selection process constituting is a web-based application.

2.  KETENTUAN DAN TATA CARA PENYAMPAIAN DOKUMEN PENILAIAN KUALIFIKASI/ PROVISIONS AND PROCEDURE OF QUALIFICATION ASSESSMENT DOCUMENT SUBMISSION

1. 1. Dokumen Penilaian Kualifikasi terdiri dari/ Qualification Assessment Document consists of:
      1. Dokumen penilaian kualifikasi umum (apabila dipersyaratkan)/ General Qualification Assessment Document
      2. Dokumen penilaian kualifikasi khusus/ Specific Qualification Assessment Document
   2. Keseluruhan dokumen penilaian kualifikasi diunggah oleh calon peserta pemilihan ke SMART GEP sesuai batas waktu yang telah ditetapkan.
      The entire qualification assessment document is uploaded by the bidder candidate into SMART GEP on the specified timeline.
   3. Setelah waktu penyampaian dokumen berakhir, dokumen yang disampaikan melewati batas waktu yang telah ditetapkan tidak akan/ tidak dapat diterima. Perubahan penjelasan secara lisan atau tertulis atas dokumen penilaian kualifikasi yang telah disampaikan tidak dapat diterima (kecuali diminta oleh Panitia dalam tahap klarifikasi).
      After the document submission time ends, any document submitted beyond the stipulated time limit will not/cannot be accepted. Any verbal or written change of the submitted bid documents cannot be accepted.
   4. Apabila terdapat kendala dalam aplikasi SMART GEP yang telah dikonfirmasi kebenarannya oleh Fungsi Procurement sehingga menyebabkan sebagian atau seluruh dokumen penilaian kualifikasi tidak dimungkinkan untuk diunggah melalui aplikasi SMART GEP, maka:
      If there is any problem in the SMART GEP application, the truth of which has been confirmed by the Procurement Function causing it impossible to upload part or all of the Qualification Assessment Documents via the SMART GEP application, then:

1. 1. 1. Scan dokumen penilaian kualifikasi tersebut (soft copy) dikirimkan kepada alamat email korespondensi PIC Procurement.
         Scanned bid documents (soft copy) shall be sent to the correspondence email address of Procurement PIC.
      2. Dokumen penilaian kualifikasi yang disampaikan via email harus diterima oleh Pertamina selambat-lambatnya sesuai dengan batas akhir jadwal penyampaian dokumen penilaian kualifikasi yang telah ditetapkan dalam SMART GEP.
         Qualification Assessment Documents submitted via email shall have been received by Pertamina at least in accordance with the deadline for submitting Qualification Assessment Documents as set out in the SMART GEP.
      3. Ukuran file total dalam satu email maksimal adalah 20 MB.
         The maximum file size in one email is 20 MB
         

3. EVALUASI DOKUMEN PENILAIAN KUALIFIKASI/ EVALUATION OF QUALIFICATION ASSESSMENT DOCUMENT

1. Pertamina melaksanakan evaluasi dokumen penilaian kualifikasi pada waktu yang ditetapkan dalam SMART-GEP.
   Pertamina carries out the opening of the Qualification Assessment Documents at the time specified in the SMART-GEP.
2. Pembukaan dokumen penilaian kualifikasi dilaksanakan sesaat setelah ditutupnya batas akhir pemasukan dokumen penilaian kualifikasi.
   The Qualification Assessment Documents are opened after the closing of the deadline for submitting the Qualification Assessment Documents.
3. Apabila diperlukan, Pertamina dapat mengundang Calon Peserta Pemilihan dalam rangka klarifikasi terhadap dokumen penilaian kualifikasi yang disampaikan.
   If necessary, Pertamina may invite Bidder Candidates in order to clarify the submitted qualification assessment documents.

4. PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA DINYATAKAN GAGAL/ SELECTION OF GOODS/SERVICE PROVIDER IS DECLARED FAILING

Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dinyatakan gagal apabila Peserta yang mendaftar dan memasukkan Dokumen Penilaian Kualifikasi kurang dari yang dipersyaratkan.
Selection of Goods/Service Provider Is Declared Failing if Participants registering and submitting qualification assessment documents are less than those required.

5. PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA DINYATAKAN BATAL/ SELECTION OF GOODS/SERVICE PROVIDER IS DECLARED DISQUALFIED

Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dinyatakan batal, apabila:
Process of Selection of Goods/Service Provider shall be declared disqualified, if:

1. Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan kebutuhan barang/jasa;
   There is a change in the work program and result in any change in the goods/services demand;
2. Anggaran tidak tersedia/tidak mencukupi;
   Budget is not available/insufficient;
3. Akibat adanya penetapan pengadilan;
   As a result of a court order;
4. Terbukti adanya indikasi kuat telah terjadi tindak KKN;
   It is proven that there is strong indication of KKN;
5. Terjadi kondisi kahar.
   Occurrence of Force majeure.

6. PENILAIAN KINERJA PADA TAHAP PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA/ PERFORMANCE EVALUATION IN PHASE OF SELECTION OF GOODS/SERVICES PROVIDER

7.  SYARAT DAN KETENTUAN PENGGUNAAN SMART GEP/ TERMS AND CONDITIONS OF USING SMART GEP

1. Menkonfirmasi keikutsertaan dalam Pemilihan penyedia dengan klik Accept Guidelines dan Confirm Participation;
   Confirm participation in the selection of suppliers by clicking Accept Guidelines and Confirm Participation;
   
   

   Gambar ilustrasi
   Illustration Image

   Accept Guidelines
   
   

   Confirm Participation
   

2. Dokumen Penilaian Kualifikasi dapat diunduh pada Guideline dan Attachment (apabila ada);
   The Qualification Assessment Document can be downloaded in the Guideline and Attachment (if any)
3. Dokumen Penilaian Kualifikasi dapat diunduh pada Guideline dan Attachment (apabila ada);
   The Qualification Assessment Document can be downloaded in the Guideline and Attachment (if any);
4. Setelah Rapat Penilaian Kualifikasi (apabila ada) dilaksanakan, Calon Peserta Pemilihan memasukan Dokumen Penilaian Kualifikasi sesuai waktu yang disepakati (Response Time pada RFX). Calon Peserta Pemilihan memasukan Dokumen Penilaian Kualifikasi dengan melengkapi Questionaire dan abaikan Price Sheet. Pastikan dan dokumen telah di submit.
   After Explalationn Meeting of Qualification Assessment (if any) is held, Bidder Candidates submit the Qualification Assessment Document according to the agreed time (Response Time on RFX). Prospective Bidder Candidates submit the Qualification Assessment Document by completing the Questionnaire and ignoring the Price Sheet. Make sure the documents have been submitted.
   

   Gambar ilustrasi
   Illustration Image

   Melengkapi Questionaire; Completing the Questionnaire; Silahkan isi questionaire dengan memilih icon   lalu isi konfirmasi pendaftaran. Please fill in the questionnaire by selecting the icon  then fill in the registration confirmation Abaikan Price Sheet dan Contract Terms Ignore the Price Sheet and Contract Terms

   
   
   

BAB V : KETENTUAN LAIN-LAIN/ CHAPTER V OTHER PROVISIONS

1. Dokumen Penilaian Kualifikasi ini mengacu pada Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A5-001/I00100/2019-S9 Revisi ke-0 dan/atau perubahannya.
   This Qualification Assessment Documents refers to the Guidelines for Procurement of Goods/Services No. A5-001/I00100/2019-S9 0th Revision and/or amendments.
2. Data dan/atau Dokumen Penilaian Kualifikasi yang dikirimkan oleh Calon Peserta Pemilihan/Peserta Pemilihan sebagai pemilik user-ID merupakan data dan/atau penawaran yang sah secara hukum.
   Data and/or Qualification of Assessment Documents sent by Bidder/Bidder Candidates as user-ID holders constitute legally valid.
3. Persetujuan atau approval melalui SMART-GEP oleh Calon Peserta Pemilihan/Peserta Pemilihan merupakan yang sah secara hukum.
   Approval through SMART-GEP by Bidder/Bidder Candidates is legally valid.
4. Bagi Calon Peserta Pemilihan yang dinyatakan lulus Penilaian Kualifikasi dapat mengikuti tahapan Pemilihan Penyedia selanjutnya.
   Prospective Bidder Candidates who are declared to have passed the Qualification Assessment may take part in the next Provider Selection stage
5. Apabila terdapat perbedaan arti atau penafsiran antara teks bahasa Indonesia dan teks bahasa Inggris pada pengumuman ini beserta lampirannya, maka yang berlaku adalah teks atau penafsiran bahasa Indonesia.
   If in the event of any difference of the meaning or interpretation on this invitation and its appendixes between the Indonesian language text and the English language text, the Indonesian language text or interpretation thereof shall prevail.

Jakarta, 31 Agustus 2023
Manager Procurement II

Vita Zakiyya