Shared Services Berinovasi Mendukung Optimalisasi Proses Bisnis
JAKARTA – Tuntutan proses bisnis global membuat perusahaan internasional melakukan transisi menuju Global Business Services. Tak terkecuali Pertamina yang memiliki unit layanan terintegrasi bernama Shared Services (SS).
Hal ini disampaikan oleh Direktur Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero) Erry Widiastono saat menghadiri kegiatan Directors Talk & Live Signing Perjanjian Kerjasama layanan SS dengan tema “Navigating The Future: Global Business Services & Technology Advancement” bertempat di Ballroom Grha Pertamina pada Rabu 13 September 2023 yang dihadiri oleh direksi dan tim manajemen holding subholding Pertamina.
“Karena tuntutan dari proses bisnis saat ini dimana transaksi-transaksi yang sifatnya masif, besar, banyak, berulang, diperlukan waktu yang cepat dan akurasi, kemudian datanya itu bisa dimanfaatkan dalam bentuk data analitikal, sehingga akhirnya dipandang lebih efisien bila itu dikelola dalam suatu proses dan dikonsolidasikan dalam satu entitas yaitu Global Business Services atau Shared Services di Pertamina,” jelasnya.
Shared Services sebagai salah satu program transformasi digital di Pertamina sejak tahun 2018 dan sejalan dengan inisiatif Kementrian BUMN, meliputi 5 tower yaitu finance, human capital, ICT, procurement, dan asset management serta pengelolaan master data. Setiap tower memiliki berbagai layanan penunjang bisnis yang di-deliver ke entitas subholding, anak perusahaan dan afiliasi yang telah menerapkan SS. Sampai dengan saat ini, SS Pertamina telah melayani 77 entitas dalam Pertamina grup.
“Adanya SS menjadikan proses bisnis lebih mudah dan segala sesuatunya telah terstandar. Ini tantangan untuk kita semua, bagaimana SS ini ke depan juga harus terus melakukan transformasi digital, dan ini sudah on going. Jadi dari sekian banyak layanan, kita akan lihat satu-satu, apakah proses ini lean (efisien) atau enggak, atau proses ini ada berapa tahapan, kita akan lihat prosesnya. Kemudian dari proses ini akan kita lihat lagi bisa atau tidak kita digitalisasi memanfaatkan RPA (Robotic Process Automation) atau teknologi lain, serta didukung dengan aplikasi yang memadai, sehingga proses ini bisa cepat,” jelasnya.
SS Pertamina terus melakukan inovasi dan improvisasi service delivery, dalam rangka meningkatkan maturity level dan delivery layanan; perbaikan berkelanjutan dilakukan pada berbagai proses bisnis diantaranya Optimalisasi Corporate Booking Tools (CBT) pada Digital Travel Management (DTM), streamlining proses invoicing & payment vendor, One Procurement to Pay Process, serta full digitalisasi order to cash.
Project Leader Shared Services Pertamina Tedi Kurniadi mengatakan Shared Services adalah fungsi yang melayani aktivitas operasional yang bersifat administrative, repetitif dan high volume, dengan didukung oleh implementasi IT terkini sehingga dapat tercapai suatu proses yang efisien dan efektif.
Dari hasil kajian maturity level melalui benchmarking dengan perusahaan SS global, SS Pertamina berada pada tingkat "Emerging", yang berarti mayoritas proses bisnis telah mengadopsi teknologi terkini, namun masih dapat terus melakukan improvement untuk meraih level "advance" hingga "best in class".
“Hasil kajian penilaian tingkat maturitas yang dinilai berdasarkan 5 aspek, yaitu strategi, proses, teknologi, people, dan tata kelola. SS Pertamina saat ini berada pada level Emerging. Untuk itu terus berinovasi dalam rangka meningkatkan maturitas layanannya,” katanya.
Selain diskusi bersama direksi, acara ini juga menyelenggarakan penandatanganan perjanjian kerja sama Multitower Shared Service 2023 dengan PT Pertamina Hulu Energi dan Berita Acara Penetapan Harga (BAPH) 2023 dengan 6 (enam) perusahaan Subholding Pertamina.
Berbagai wawasan dan insight juga didapatkan dari diskusi panel bersama konsultan global dan direktur penunjang bisnis, diantaranya bahwa 80% perusahaan yang masuk dalam daftar Fortune 500 telah mengadopsi model GBS (Global Business Services) dan telah mendapat banyak manfaat dari penerapannya, seperti meningkatkan efisiensi dan produktivitas, standardisasi dan optimalisasi proses, tidak hanya berfokus pada efisiensi, namun juga konektivitas antar proses serta pengalaman customer yang lebih baik. Penggunaan teknologi utama dalam shared services global yakni RPA (Robotic Process Automation), Data Analytics, Generative AI dan Business Process Intelligence tools dalam berbagai use case proses bisnis juga menjadi pembahasan.
Shared Service diharapkan menjadi backbone untuk mendukung kegiatan bisnis utama di Pertamina Grup. Berfokus pada pelayanan kegiatan operasional internal Pertamina Group untuk mendorong upaya sinergi produktivitas serta mendorong transparansi dengan peningkatan Good Corporate Governance (GCG).