Pemanfaatan ERP: Proses Serah Terima Minyak yang Mampu Telusur

Tata kelola arus minyak dari mulai hulu hingga hilir bukanlah pekerjaan yang mudah dan tidak bisa dilihat dengan sebelah mata. Kenapa demikian? Karena kita tahu bahwa dari sekitar 50-an pelabuhan muat minyak mentah dalam negeri disalurkan ke kilang dengan sekitar 30-an kapal dan pipa. Hal ini dikombinasikan dengan 80-an dari terminal muat produk harus disalurkan ke 100-an TBBM dengan sekitar 230-an kapal pipa, dimana semua data transaksi serah terima minyak  harus dicatat dengan valid dan benar.

Pengelolaan penyaluran minyak mentah dan produk baik produksi dalam negeri maupun impor akan semakin komplek dan harus disertai efisiensi serah terima yang tinggi agar kinerja operasional menunjang secara nyata kepada kinerja finansial.

Salah satu untuk pengelolaan serah terima minyak dalam menentukan tingkat efisiensi adalah dengan dengan menurunkan tingkat diskrepansi. Target supply loss 0.20% sudah menjadi tujuan, tinggal kita berani membuktikan. Sehingga deklarasi Bali dapat diwujudkan bukan angan-angan yang melayang.

Efisiensi dapat ditingkatkan bila alur data serah terima minyak bisa diandalkan. Kekuatan data inilah yang akan mampu telusur bila runtutan histori distribusi tercatat dengan baik dan valid. Dimulai dari angka transaksi di proses pemuatan hingga angka transaksi di proses penerimaan akan menjadi catatan yang dapat berbicara dimana efisiensi bisa ditingkatkan lagi.

Sesudah semua comply di terminal muat, comply di kapal, comply di terminal bongkar, maka program seperti penggandaan segel, pemasangan CCTV, pemberlakuan box alat ukur, witness serta program lainnya, akan lebih mudah dipetakan untuk dikontrol. Sistim informasi ERP (MySAP) adalah sudah membuktikan sebagai sistim yang andal dalam pengelolaan data, tentu juga bisa mampu untuk mendukung dalam peningkatan efisiensi melalui serah terima minyak.

Salah satu data yang sangat urgent untuk diperhatikan adalah data SFAL (Ship Figure After Loading) dan data SFBD (Ship Figure Before Discharge) yang belum secara keseluruhan  terminal muat maupun terminal bongkar memasukkan dalam sistim MySAP. Meskipun data tersebut sudah ada, namun belum adanya konsistensi, menyebabkan kesulitan untuk melakukan pemetaan secara tepat.  Sosialisasi teknis telah dilakukan, namun sebagian masih belum diterapkan, sehingga perlu adanya tindakan yang lebih aktif.

Pengelolaan data lain yang perlu diperhatikan adalah data pengapalan secara multiport yang masih belum menggambarkan losses sebenarnya secara individual, sehingga saat ini masih penggambaran losses masih secara total. Penggambaran secara individual akan memudahkan untuk evaluasi dan perbaikan.

Pengolahan data lain yang juga cukup perlu mendapat perhatian adalah untuk kargo Remaining On Board (ROB) ataupun On Board Quantity (OBQ). Apapun istilahnya jika setelah pembongkaran masih ada sejumlah kargo yang bisa dihitung, maka sebagai asset perusahaan kargo tersebut harus tercatat dan dikelola secara transparan dan tidak terbuang hilang tanpa bekas.

Jadi jelas bahwa pemanfaatan sistim informasi ERP melalui MySAP diharapkan dapat menjadi pendukung yang terintegrasi dalam pengelolaan serah terima minyak yang mampu membuatnya lebih terukur. Sekaligus sebagai sistim informasi yang bisa menjabarkan setiap pergerakan arus minyak secara tuntas, sehingga pengelolaan data yang benar dan transparan akan dapat diwujudkan dan menyebabkan kinerja operasional semakin lancar dan pada akhirnya kinerja finansial akan tercapai. PTKAM 0.20%! Bisa.•^{PTKAM 0.2}