Saatnya Paperless, Gunakan New E-Correspondence
Jakarta - Aplikasi New E-Correspondence (New E-Corr), pemutakhiran dari aplikasi koresponden sebelumnya secara resmi diluncurkan oleh Fungsi Corporate Shared Service (CSS) Pertamina pada Senin (23/10) di Kantor Pusat Pertamina. Pekerja diharapkan mendukung budaya New E-Corr dengan beragam kecepatan, kemudahan, secure, dan paperless.
Dengan dirilisnya E-Corr, CSS melakukan perubahan yang cukup besar, baik dari segi sistem aplikasi maupun fiturnya. Dalam go live E–Corr, Vice President IT Solution Pertamina, Bambang Rudi P, mengatakan, enam fitur baru diintegrasikan dalam aplikasi ini. Selain itu ada juga penambahan sistem remote yang membuat bekerja bisa dilakukan dimana saja.
Bambang memaparkan, tampilan baru enam fitur tersebut meliputi new interface, save to template, cancel document, additional reviewer, insert image di documeny content dan repository. “Penambahan dan perubahan sistem ini berdasarkan keinginan user (para pekerja) dan penyempurnaan dari sistem sebelumnya. Sehingga mudah diterapkan di unit bisnis dan anak perusahaan Pertamina,” kata Bambang yang juga menjadi Kepala Tim Pengembangan E-Corr.
Bambang menjelaskan, banyak kemudahan yang ditawarkan dalam sistem baru ini. Contohnya, cara penelusuran berkas atau dokumen (search document) dan save to template yang menyediakan template penulisan berbagai bentuk korespondensi sebagai acuan masing-masing user.
Jika ada dokumen terlanjur kirim yang ingin dibatalkan dan kontennya ingin ditarik lagi, maka cukup mengklik fitur cancel document. Di fitur addictionary reviewer, draft yang berujung final approver bisa mendapat berbagai pandangan dari pekerja lain sebagai adviser sebelum meng-approve.
Setiap dokumen yang dikirim kini juga bisa disertakan gambar dengan mengklik insert image dalam document content. Pada fitur terakhir, repository document user bisa melihat dokumen-dokumen lama tanpa harus memakan waktu lama.
Ada pula kelebihan lain dari E-Corr ini, dimana ia bisa diakses secara remote yang memungkinkan penyelesaian surat-menyurat dilakukan dimana saja. “Ketika pekerja terkena macet di perjalanan, ia bisa nyambi membereskan korespondensi di tengah perjalanan. Jadi pada saat sampai kantor sudah selesai,” imbuhnya.
Adapun perubahan yang dilakukan CSS lewat New E-Corr dilakukan mulai pertengahan 2012 sebagai bentuk modernisasi E-Corr. Untuk sementara, New E-corr bisa digunakan di beberapa Direktorat di Kantor Pusat Pertamina, dengan total user 4.000 orang. Bambang menyebutkan, mulai tahun depan E-Corr ditargetkan sudah bisa diimplementasikan di anak-anak perusahaan.
Untuk penyesuaian, Fungsi CSS menyediakan klinik New E-Corr di lobi Gedung Utama Pertamina. Selain klinik, sosialisasi E-Corr juga dilakukan kepada sekretaris serta pekerja lainnya melalui broadcast message.
Bambang berharap semua pekerja bisa menggunakannya sebagai alat berkorespondensi baik di lingkungan internal maupun eksternal. “Jika di meja sudah tidak ada kertas bertumpuk lagi dan semua tersimpan di dalam sistem, ini menandakan sistem tersebut sudah berjalan,”tambahnya.
Hal yang sama juga diharapkan Manager System & Process Business Mardiani. “Semoga para pekerja bisa komit menggunakan aplikasi ini sebagai tools satu-satunya,” ujarnya.
Menurutnya, sistem ini bisa menjadi keunggulan Pertamina yang bisa menyokong seluruh proses korespondensi. “Ini mutakhir dan belum banyak BUMN melakukan ini,” cetusnya. (Sahrul-PutriBintangPatriotika)