Sisha siap genjot kinerja shipping
YOGYAKARTA-Sistem Informasi Ship Agency atau yang lebih dikenal dengan sebutan SISHA resmi diluncurkan oleh SVP Shipping Alfian Nasution bersama VP Marine Joni Harsono, VP Shipping Operation Agus Pranoto dan Marine Services Manager Budijono Basuki dalam kegiatan rutin Workshop Keagenan Ship Agency Triwulan II 2017, di Hotel Grand Mercure Yogyakarta, pada 28 Juli 2017.
Pada acara peresmian tersebut, Marine Services Manager Budijono Basuki menyampaikan, diharapkan SISHA dapat meningkatkan performance ship agency dalam hal transaksional dan guna menghindari potensi piutang tidak tertagih, serta agar aplikasi ini di kemudian hari dapat diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh pihak yang terkait dengan proses bisnis ship agency, termasuk customer.
Diinisiasi oleh fungsi Ship Agency – Marine Services – Marine Shipping dan di-support oleh tim IT Shipping, pengembangan SISHA dilatarbelakangi dari hasil kuesioner terbatas pada Workshop Keagenan Ship Agency Triwulan IV 2016 dengan responden 15 customer terbesar ship agency dimana disbursement account delivery menjadi poin terlemah dari sisi administrational service dan informativeness menjadi poin yang perlu ditingkatkan dari sisi operational service. Seiring dengan tata nilai Pertamina yaitu customer focus, maka hal-hal yang menjadi perhatian customer tersebut harus segera dapat diantisipasi.
Selain diperlukan kerja sama yang baik dengan otoritas dan instansi terkait dalam hal penerbitan kwitansi/nota penjualan jasa, diperlukan pula percepatan dan peningkatan kemampuan local agent untuk membuat disbursement account. Sebelumnya, proses percepatan penyampaian disbursement account dari local agent kepada ship agency pusat sudah diakomodir dengan fasilitas file sharing, yang pada penerapannya dapat mempercepat proses penagihan kepada customer. Namun, masih dibutuhkan improvement dalam hal ketepatan content disbursement account tersebut.
Mengingat lokasi kerja Marine Shipping yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia, dari depot Krueng Raya di Aceh sampai dengan Depot Merauke di Papua, maka dibutuhkan sistem informasi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh seluruh local agent Pertamina. Sistem informasi tersebut juga dimaksudkan untuk dapat menyimpan seluruh database yang dibutuhkan sebagai standar referensi seperti database tarif, customer dan port serta menyimpan history transaksi. Tidak kalah penting, sistem ini juga ditujukan untuk memonitor progress setiap transaksi ship agency.
Hal-hal tersebut diatas menjadi dasar pengembangan SISHA, yang kemudian dirangkum menjadi: Record, Report, Accelerate.
Record, SISHA mampu menyimpan database tarif, customer, port, hingga history transaksi yang terintegrasi sepanjang alur proses bisnis ship agency, dari mulai timbulnya Surat Penunjukan Keagenan oleh customer, penerbitan Estimate Proforma Disbursement Account, Letter of Appointment kepada local agent hingga input Disbursement Account. Semuanya dilakukan secara online.
Report, aplikasi ini mampu memonitor due date Disbursement Account yang belum dipertanggungjawabkan dari local agent kepada ship agency pusat dan mampu memberikan reminder kepada local agent apabila terjadi delay dalam prosesnya.
Accelerate, hasil akhir dari SISHA adalah mampu mengakselerasi penagihan dan secara korporat mencegah potensi piutang tidak tertagih.
Sebanyak 45 local agent Pertamina dari 23 pelabuhan impor telah mendapatkan pelatihan penggunaan SISHA. Ke depannya, seluruh local agent di wilayah kerja Marine Shipping akan mendapatkan training sehingga tujuan dari development SISHA akan tercapai serta senantiasa dapat mendukung kelancaran distribusi BBM di Indonesia.•SHIPPING