Soft Launching Aplikasi i-AM Pertamina EP

JAKARTA – PT Pertamina EP (PEP) bekerja sama de­ngan Corporate Shared Ser­vice (CSS) menggelar acara soft launching Aplikasi i-AM (In­formation About Me), pada (26/7), di Podium Lantai 3 Kan­tor Pusat PEP, Jakarta. Acara yang dihadiri oleh Finance & Business Support Director PEP Lukitaningsih, VP Human Resources  PEP Beni Syarif Hidayat, VP Information & Comm. Technology PEP Budi Widyarta dan Manager Application Development Solution ADS Andi Andana K.S, H CSS PT Pertamina beserta jajaran manajemen HR Pertamina EP bertujuan memperkenalkan Aplikasi i-AM. Pada acara ini, aplikasi i-AM mulai diimplementasikan di Pertamina EP, dengan pilot project di Direktorat Finance & Business Support, Fungsi Human Resources, dan Fungsi OC & OE.

 I-Am (Information About Me) merupakan aplikasi Employee Self-Service (ESS) yang dibangun oleh Pertamina dengan berbasis web. Pada sesi pengenalan i-AM yang dibawakan oleh HR Service Manager PEP Hiasinta Kyky dipaparkan mengenai manfaat yang diperoleh baik untuk perusahaan maupun pekerja, timeline implementasi i-AM dan dilanjutkan dengan demo Aplikasi i-AM oleh ICT Bu­siness Demand Manager Boy Arfi.

Dengan menggunakan ap­likasi i-AM, pekerja, ka­panpun dimanapun, dapat meng­akses dan meng-up­date data pribadi serta pe­kerjaan secara mandiri, ce­pat, transparan dan akurat.  Seluruh proses HR seperti pengajuan, approval, mo­nitoring, dan reporting akan ter­integrasi ke dalam satu sistem.

Sebelum menggunakan i-AM, setiap pekerja yang ingin melakukan pembaharuan data pribadi harus melapor ke HR dengan membuat me­morandum melalui atasan. Berdasarkan memo tersebut, kemudian HR melakukan pengecekan, dan memproses lanjut permintaan tersebut dengan membuat form re­quest perubahan data Pekerja yang akan dikirimkan ke SPC – CSS. Data pekerja akan berubah setelah SPC – CSS menindaklanjuti request ter­sebut dan melakukan peru­bahan data di SAP.

Runtutan proses ini mem­butuhkan waktu yang cukup lama dengan kemungkinan yang lebih besar untuk terjadi kesalahan penulisan (typo) dikarenakan proses yang dilakukan secara manual. Be­gitu pula pada saat pengajuan cuti, yang masih dilakukan menggunakan kertas form rekapitulasi istirahat tahunan pekerja.

Harapannya, dengan meng­gunakan i-AM pekerja dapat lebih mudah dalam me­lakukan pembaruan data pribadi dan pengajuan cuti sehingga proses ad­mi­nistrasi dapat berjalan dengan lebih cepat, mudah, auditable, efektif dan efisien.

Finance & Business Support Director PEP Lukita­ningsih menyampaikan, aspek terpenting bagi keberhasilan implementasi suatu sistem informasi itu berada di aspek people. Sistem yang dibangun tidak ada artinya jika data yang di-entry tidak benar dan dengan prosedur yang salah.

Karena itu, mindset mengenai concern terhadap kebenaran data dan kete­patan waktu entry harus ada di setiap pekerja. Acara yang berlangsung lancar ini ditutup dengan sesi  photo ber­sama.•^CSS