SPC CSS Meraih Penghargaan dalam Ajang SSON Excellence Asia Award 2016

SINGAPURA - Fungsi SPC Corporate Shared Service berhasil menerima Peng­hargaan dalam ajang Shared Service and Outsourcing Network (SSON) Conference & Excellence Award 2016. SSON Week ke-19 kali ini diadakan di Singapura pada 15-17 November 2016. SPC CSS berhasil me­raih penghargaan honourable mention dalam kate­­gori Best Shared Service Team dan Excellence in Culture Creation.

SSON merupakan komu­nitas organisasi shared service terbesar di dunia yang berdiri sejak tahun 1999. Kegiatan ta­hunan ini diselenggarakan se­cara regional. Untuk wilayah Asia ajang penghargaan diadakan di Singapore. Per­ta­­­­­­­mina sendiri khususnya CSS sudah beberapa kali mengikuti SSON Conference. Na­mun, untuk tahun 2016, Per­tamina tidak hanya ikut dalam konferensinya, tetapi juga ajang perhargaannya.

VP SPC Corporate Shared Service Bambang Rudi P. menekankan bahwa keikut­sertaan dalam ajang ter­­sebut merupakan inisiatif sendiri, dengan kesadaran ingin mengukur seberapa jauh penerapan shared service pada organisasi ini diban­dingkan dengan orga­nisasi shared service lain.

“Kita tidak hanya dinilai oleh pihak internal Pertamina tetapi juga oleh organisasi lain yang setara. Dalam hal ini, komunitas organisasi shared service regional Asia. Tidak sebatas hanya organisasi perminyakan atau manufacture”, ujarnya.

Tim SPC CSS Pertamina mengikuti dua kategori dari total enam kategori yang ada.   Enam kategori tersebut ada­lah Best Shared Service Team, Excellence in Customer Service, Excelence in Transformation, Best Process Innovation, Excellence in Culture Creation dan Best Outsourcing Partnership.

Bambang Rudi men­jelaskan, strategi SPC CSS me­mang hanya mengikuti dua kategori saja  karena belum mengetahui metode seleksinya. “Kita kirim saja dulu aplication form-nya. Kita mengira akan ada proses selanjutnya seperti interview dan sebagainya tapi ternyata tidak ada. Jadi penilaian sepenuhnya berdasarkan paper yang kita kirim. Itu jadi pembelajaran bagi kita”.

 “Begitu diinformasikan ke kita, ternyata kita berhasil masuk lima besar di kategori Best Shared Service Team dan Excellence in Culture Creation. Kita pun menerima nilai dan feedback-nya ke kita.”jelasnya.

Dari dua kategori terse­but, Culture in Creation memiliki nilai yang lebih tinggi. Berdasarkan penilaian skala lima, nilai yang didapat mencapai angka lima dan empat. Sedangkan Best Shared Service Team men­da­­patkan angka dua dan tiga.

Pada kategori Culture Creation, angka penilaian ter­­besar terdapat pada poin Culture Idea dan Culture Execution. “SPC CSS me­mang serius menggarap cul­ture. Ta­hun lalu kami men­dapat apresiasi dari Change Culture Agent dan Pertamina. Pen­capaian ini kami tuangkan ke dalam paper yang  menjadikannya sebagai poin  yang diapresiasi lebih”.

Dalam culture, SPC CSS mengembangkan tiga parameter  yaitu people, company dan neighbour. People bagaimana mem­bangun kompetensi masing-masing pekerja, company bagai­mana meningkatkan per­for­mance bisnis, kemudian neigh­bour tentang peduli ling­kungan. Contohnya, sudah dua tahun setiap Ramadan kita mengundang anak panti asuhan dan lingkungan sekitar untuk buka puasa bersama.

Sedangkan kategori Best Shared Service yang mendapat apresiasi dari tim juri adalah Value Creation-nya. “Yang mungkin menjadi tanda tanya bagi mereka - karena tidak ada proses wawancara - kenapa dengan jumlah pekerja yang hanya 81 orang bisa memberikan pelayanan begitu banyaknya. Padahal di paper sudah dijelaskan dibawah, bahwa kita juga dibantu oleh mitra kerja yang berjumlah 150 orang,” imbuh Bambang Rudi. “Mungkin informasi ini yang diragukan atau kurang ter­komunikasikan”.

Dengan penghargaan yang diperoleh, SPC CSS akan berusaha untuk bekerja dan memenuhi segala permintaan pelanggan lebih baik dengan mengedepankan service excellence. Bambang Rudi men­jabarkan rencana SPC di tahun 2017, dengan lima tema yang telah dikembangkan.

Pertama mengenai re­lationship, bagaimana relasi kita dengan customer. Kedua teamwork, bagai­mana membangun kerjasama internal SPC. Ketiga service desk, mengenai nilai tambah yang akan diberikan kepada pelanggan. Keempat culture, karena SPC dituntut mengatur banyak orang supaya tetap memiliki per­formance yang baik. Kemudian terakhir, bagaimana menjamin proses yang dila­kukan SPC tetap dipercaya dan memiliki kualitas yang baik.

Bambang Rudi menam­bahkan, “Saat menerima peng­hargaan saya sempat berbicara dengan komite. Mereka sangat meng­apresiasi kita karena per­tama kali ikut langsung masuk lima besar. Mereka pun mem­berikan feedback yang mem­buka ruang baru bagi kita untuk melakukan improve­ment. Tentunya improvement tidak dapat diukur dalam jang­ka waktu satu tahun karena per­u­­­­­bahannya belum signi­fikan”.

Ke depannya, SPC CSS berinisiatif mengikuti ajang SSON dengan kategori yang ber­beda yang tentunya me­mi­liki tan­tangan yang berbeda juga.•^CSS