Switch Over Drill : CSS Sudah Siap Hadapi Kondisi Tidak Terduga

Sebagai salah satu perusahaan terbesar dalam daftar Fortune 500, sudah menjadi keharusan bagi Pertamina untuk memastikan keberlangsungan sistem Information and Communication Technology (ICT) berjalan dalam kondisi apapun. Untuk memastikan kesiapan tersebut, Pertamina melalui Corporate Shared Service (CSS) melakukan uji coba pada kesisteman IT melalui Switch Over Drill.

Simulasi Switch Over merupakan kegiatan tahunan CSS, yang bertujuan untuk menguji coba kesiapan dalam menghadapi kondisi disaster, yakni kesiapan teknologi, prosedur dan organisasi. Switch Over Drill merupakan bagian dari Disaster Recovery Plan (DRP), yaitu perencanaan dalam menghadapi keadaan bencana, seperti gempa bumi, banjir, hingga ancaman teroris sekalipun.

Persiapan Switch Over Drill dimulai dari 2 minggu sebelumnya. Tim Swith Over memastikan kesiapan infrastruktur dengan mengidentifikasi aplikasi sesuai dengan critical level, mempersiapkan rundown dan merencanakan komunikasi para stakeholder seperti business user termasuk anak perusahaan, bank, serta business partner lainnya. Setelah diverifikasi keseluruhan data tersebut, barulah proses Switch Over dilaksanakan.

Switch Over yaitu perpindahan seluruh data dari Data Center ke Disaster Recovery Center (DRC), yang kemudian dioperasikan sementara disana dilaksanakan pada tanggal 23 Mei 2015 pukul 21.00 WIB hingga pukul 03.00 WIB dini hari. DRC merupakan secondary site penyimpanan data yang letaknya diatur dengan ketentuan tertentu. Sistem beroperasi di DRC selama 3 minggu, dan kemudian dikembalikan ke Data Center melalui Switch Back pada tanggal 13 Juni 2015 di jam yang sama.

Pada saat eksekusi  Switch Over dan Switch Back, sistem ERP dan Non ERP tidak dapat diakses oleh user (downtime). Oleh karena itu, CSS mengoptimalkan komunikasi kepada seluruh stakeholder untuk memberitahukan periode downtime agar user dapat mempersiapkan kondisi tersebut.

Secara keseluruhan, kegiatan Switch Over dan Switch Back berjalan dengan baik. Adanya perbaikan dalam berbagai hal dari tahun- tahun sebelumnya tidak memunculkan kendala yang berarti selama proses tersebut berlangsung. Selama di DRC, sistem ERP dan Non-ERP tersedia dengan kapasitas 100% pada Switch Over kali ini. Strategy, Architecture & Security Manager, Wahyudi mengungkapkan, “Dua tahun lalu, ketersediaan sistem hanya sampai 65%, jadi dengan kondisi tersebut penggunaan oleh user harus diatur sesuai dengan prioritas bisnis.”

Dari segi resource, pekerja juga dinilai cukup mapan menghadapi kondisi tidak terduga. CSS yakin kesiapan teknologi, prosedur dan organisasi yang dimiliki saat ini telah sesuai dengan kaidah tata kelola IT dalam menghadapi disaster.  “Kesiapan kita dari IT sudah cukup bila kondisi bencana benar-benar terjadi”, Wahyudi menambahkan.

Sebagai penyedia layanan ICT yang terpercaya, CSS berharap ke depannya Switch Over dapat dilakukan dengan lebih mulus lagi dan pelaksanaannya dapat dilakukan kapan saja. “Harapannya nanti proses bisnis tidak akan terganggu sama sekali dengan Switch Over ini. Suatu saat, kapanpun CSS diminta melakukan simulasi kita siap. Tiba-tiba diminta minggu depan, kita harus siap,” tutup Wahyudi dengan harapannya.•^CSS